Orçamento de despesas departamentais
Autora: Yumara Lúcia Vasconcelos
Trata-se, em geral, do terceiro módulo do processo orçamentário. É um momento trabalhoso da elaboração do orçamento empresarial. Consiste em levantar todos os gastos necessários à realização das atividades.
Compreende itens como despesas administrativas e de vendas:
DEPARTAMENTO | DESPESA | EXEMPLOS |
De vendas (comercial) | Despesa de vendas | Comissões, prêmios concedidos a funcionários etc. |
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Contabilidade Controladoria Contas a pagar Contas a receber etc. | Despesas administrativas | Salários das equipes das áreas e encargos respectivos, despesas de manutenção etc. |
Para preparo do orçamento das despesas departamentais deve-se levar em conta:
-a hierarquia funcional (organograma);
-as premissas orçamentárias;
-as políticas;
-os dados de desempenho referentes a períodos anteriores;
-as atividades desenvolvidas pelos departamentos;
-as necessidade de recursos;
-as áreas de responsabilidades.
As despesas devem ser definidas de forma criteriosa, evitando-se conflitos entre áreas e desperdício.
Deve-se evitar, por exemplo, que as pessoas concorram por dotações orçamentárias maiores e sim, pelo necessário à consecução dos objetivos.
Não é recomendável a adoção de modelos resumidos
É fundamental que cada representante das áreas ou divisões participe das discussões sobre o orçamento dos departamentos. Estas reuniões devem contar com a presença de um facilitador a fim de assegurar a produtividade dos encontros, torná-las objetivas em relação aos fins a que se destinam, incentivar a participação, criar um ambiente adequado à comunicação das idéias e administrar eventuais conflitos.
O gestor deve prestar contas de suas ações, reportando divergências entre o ‘real’ e o ‘orçado’. Valores orçados inadequadamente conduzem a diferenças maiores.
Um problema comum no orçamento das despesas departamentais é o rateio.
O rateio surge porque muitas destas despesas são compartilhadas.
Ratar significa alocar a parcela de custos cabível a cada unidade ou departamento, conforme algum critério.
Ocorre que os critérios são arbitrários não espelhando a realidade.
As despesas devem ser orçadas conforme o comportamento esperado.
As despesas indiretas são aquelas objeto de rateio:
-lubrificantes;
-consumo de água e energia elétrica
-serviço de telecomunicações e comunicações;
-material de limpeza.
-Em muitos casos, o uso dos itens de dispêndio abaixo são compartilhados:
-material de conservação;
-material de manutenção;
-combustíveis;
-material de expediente etc.
A qualidade deste orçamento é função do aproveitamento eficaz das reuniões departamentais e do nível de organização dos dados para análise.
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