domingo, 5 de abril de 2009

Orçamento de despesas departamentais

Orçamento de despesas departamentais

Autora: Yumara Lúcia Vasconcelos

Trata-se, em geral, do terceiro módulo do processo orçamentário. É um momento trabalhoso da elaboração do orçamento empresarial. Consiste em levantar todos os gastos necessários à realização das atividades.

Compreende itens como despesas administrativas e de vendas:

DEPARTAMENTO

DESPESA

EXEMPLOS

De vendas (comercial)

Despesa de vendas

Comissões, prêmios concedidos a funcionários etc.

DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS

Contabilidade

Controladoria

Contas a pagar

Contas a receber etc.

Despesas administrativas

Salários das equipes das áreas e encargos respectivos, despesas de manutenção etc.

Para preparo do orçamento das despesas departamentais deve-se levar em conta:

-a hierarquia funcional (organograma);

-as premissas orçamentárias;

-as políticas;

-os dados de desempenho referentes a períodos anteriores;

-as atividades desenvolvidas pelos departamentos;

-as necessidade de recursos;

-as áreas de responsabilidades.

As despesas devem ser definidas de forma criteriosa, evitando-se conflitos entre áreas e desperdício.

Deve-se evitar, por exemplo, que as pessoas concorram por dotações orçamentárias maiores e sim, pelo necessário à consecução dos objetivos.

Não é recomendável a adoção de modelos resumidos

É fundamental que cada representante das áreas ou divisões participe das discussões sobre o orçamento dos departamentos. Estas reuniões devem contar com a presença de um facilitador a fim de assegurar a produtividade dos encontros, torná-las objetivas em relação aos fins a que se destinam, incentivar a participação, criar um ambiente adequado à comunicação das idéias e administrar eventuais conflitos.

O gestor deve prestar contas de suas ações, reportando divergências entre o ‘real’ e o ‘orçado’. Valores orçados inadequadamente conduzem a diferenças maiores.

Um problema comum no orçamento das despesas departamentais é o rateio.

O rateio surge porque muitas destas despesas são compartilhadas.

Ratar significa alocar a parcela de custos cabível a cada unidade ou departamento, conforme algum critério.

Ocorre que os critérios são arbitrários não espelhando a realidade.

As despesas devem ser orçadas conforme o comportamento esperado.

As despesas indiretas são aquelas objeto de rateio:

-lubrificantes;

-consumo de água e energia elétrica

-serviço de telecomunicações e comunicações;

-material de limpeza.

-Em muitos casos, o uso dos itens de dispêndio abaixo são compartilhados:

-material de conservação;

-material de manutenção;

-combustíveis;

-material de expediente etc.

A qualidade deste orçamento é função do aproveitamento eficaz das reuniões departamentais e do nível de organização dos dados para análise.

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