domingo, 5 de abril de 2009

Planejamento financeiro e o processo orçamentário

Planejamento financeiro e o processo orçamentário

Autora: Yumara Lúcia Vasconcelos

O planejamento financeiro é produto da estruturação de ações e recursos financeiros com propósito de viabilizar projetos gerenciais e de investimentos (de curto, médio ou longo prazo).
São elementos do planejamento financeiro: OBJETIVOS, METAS (objetivos quantificados), AÇÕES, ESFORÇO FINANCEIRO NECESSÁRIO e RESULTADOS ESPERADOS.
É por meio desse planejamento que se poderá selecionar e viabilizar as medidas que deverão ser implementadas a fim de que os objetivos organizacionais sejam alcançados, tornando o futuro desejado uma realidade.
Nesse contexto, o processo orçamentário é de fundamental importância porque traduz os objetivos da organização em expectativas.
O processo orçamentário consiste no conjunto de etapas necessárias a elaboração do orçamento: da implementação ao acompanhamento. Como processo (e não um produto acabado), corresponde a uma seqüência de ações encadeadas, que envolve o planejamento do orçamento, análise dos objetivos organizacionais, determinação de padrões para desempenho (condizentes com a capacidade da empresa)e envolvimento coletivo. Assim, o orçamento pode ser entendido como uma extensão necessária do planejamento organizacional na medida em que o quantifica tornando as expectativas mensuráveis.
O orçamento nada mais é do que um plano financeiro que determina, de forma mais fiel possível, o esforço financeiro das ações rumo a consecução dos objetivos organizacionais.
O processo orçamentário pode ser dividido em quatro fases:

FASE 1 - Diagnóstico das necessidades específicas de cada área da organização.
É a fase de releitura do planejamento, onde aspectos técnicos, operacionais e estratégicos são discutidos e analisados criteriosamente.
FASE 2 - Planejamento da implantação do orçamento, ou seja, organização dos recursos necessários a elaboração do orçamento empresarial.
FASE 3 - Implantação do orçamento e promoção do teste piloto.
FASE 4 – Crítica, acompanhamento do processo e ajustes.

Os orçamentos se baseiam em estimativas, presunções e expectativas, lastreadas ou não em laudos técnicos ou pesquisas de mercado. É sempre desejável e recomendável que se baseie em uma rigorosa base técnica (suporte/fundamentação) a fim de que as previsões sejam o mais próxima possível da realidade.
O estudo de orçamentos anteriores em geral é uma forma interessante de aprendizagem porque se baseia em experiências concretas, o que enseja a autocrítica.
O orçamento empresarial possui diferentes propósitos e funções:
Alinha as ações aos objetivos institucionais (função de integração), libera os recursos para as unidades de resultado na proporção adequada às suas necessidades evitando com isso, o desperdício (função de controle), serve de base de dados para pesquisas operacionais, promovendo maior produtividade e eficiência, além de estimular a autonomia gerencial no debate dos problemas organizacionais.
Todavia, faz-se necessário alguns requisitos para eficácia do processo orçamentário. Vejamos alguns deles.
-Para que o processo orçamentário tenha êxito é importante pensar nas pessoas, em seu engajamento e comprometido. O envolvimento das pessoas é um fator que contribui para o sucesso do processo orçamentário. Algumas técnicas são recomendadas a exemplo do brainstorming e realização de workshops.

-O profissional responsável pela implementação orçamentária deve fazer convergir os propósitos das pessoas aos institucionais, compatibilizando interesses e diminuindo conflitos. Naturalmente remanescerão objetivos que não serão alinhados, mas que não trazem impactos negativos às partes.

“Os conflitos são inerentes a qualquer sistema de gestão que envolve delegação de responsabilidades e liberdade de ação dentro dessas responsabilidades.”(PADOVEZE, p.33, 2005)

É função do controller e os executivos de frente gerir tais conflitos.

-Crie um ambiente onde as pessoas se sintam a vontade para opinar e sugerir mudanças.
Em algumas organizações, o orçamento é visto como uma peça cuja função exclusiva é ‘controlar e ‘impor limites’ de ação. Entretanto, a função de controle do inclui necessariamente estímulo a criatividade.
O controle não visa exclusivamente os pontos negativos, mas sim, igualmente aqueles pontos positivos que alavancam desempenhos favoráveis e demandam recompensas. (SANVICENTE e SANTOS, 2000)
-Elabore um orçamento de fato realista.

“Os objetivos comerciais devem levar em conta a empresa como um todo e podem ser apenas parcialmente quantificáveis. Alguns são gerais; outros refletem preocupações específicas de marketing, organizacionais ou financeiros.” (BROOKSON, p. 23, 2000)

Orçamentos superavaliados não desafiam apenas, desmotivam. Não prepare um documento extremamente rígido, cujo resultado inevitavelmente não será o desejado. Prepare orçamentos alcançáveis. Orçamentos irreais desviam atenção para otimização de diferenças insolúveis por força de limitações da capacidade estrutural da entidade.
Questione: o que é de fato atingível?

-Faça do orçamento um processo participativo e aberto.
-Conscientize os gestores e demais colaboradores acerca da importância do instrumento gerencial.
-Defina papéis com clareza. A definição de papéis é muito importante pois o orçamentos podem atender a diferentes funções. Quais as funções do orçamento? As pessoas na organização as conhecem?
“(...) como ajudar a atingir as metas da empresa, aferir desempenhos, fornecer dados para o reconhecimento do trabalho dos gerentes e dos departamentos, e ainda motivar os funcionários.”(BROOKSON, p. 20, 2000)

-Não ‘copie’ orçamentos anteriores ou orçamentos de terceiros. Utilize-os como matéria-prima para estudos.
-A própria estrutura do documento constitui um fator de sucesso porque é o documento que comunicará o esforço do trabalho.

Sugerimos que a formalização do documento obedeça a seguinte estrutura:

-apresentação do documento, indicando-se a relevância do instrumento gerencial para aquela entidade;
-módulos orçamentários (orçamento de vendas, de produção de capital, de despesas etc.);
-notas orçamentárias;
-planilhas ou quadros complementares;
-cronograma;
-anexo: organograma institucional;dados de mercado;demonstrações contábeis projetadas;revisões etc.

Na elaboração do documento evite a utilização de gírias, jargões, frases complexas, expressões de difícil entendimento ou exclusivamente técnicas.
As expressões técnicas são importantes, mas não as empregue sem uma explicação preliminar. Adore parágrafos curtos.
Quando o orçamento não é imposto como uma atividade anual e sim como conseqüência de uma construção coletiva e continuada, os resultados tendem a ser melhores.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BROOKSON, Stephen. Como elaborar oçamentos.São Paulo: Publifolha, 2000.
PADOVEZE, Clóvis Luís. Planejamento orçamentário. São Paulo: Pioneira/Thonsom Learning, 2005.
SANVICENTE, Antonio Zoratto e SANTOS, Celso da Costa. Orçamento na administração de empresas: planejamento e controle. São Paulo: Atlas, 1983.

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